Бот для онлайн-записи: как связать его с YClients и календарём, чтобы не было двойных записей

Бот записи показывает клиенту только свободное время и создаёт запись в вашем расписании. Чтобы он не отправил двоих на одно окно, расписание должно храниться в одном месте: в YClients или во внешнем календаре. Бот только читает его и пишет туда. Ниже — как это устроено, что проверить до запуска и когда бот вам не нужен.

Что делает бот записи и от чего зависит, получится ли у него не путать время

Бот онлайн-записи — это чат, который вместо администратора выясняет, какая нужна услуга, показывает свободное время, создаёт запись и присылает подтверждение. Своего расписания у него нет. Он читает окна из системы, где вы уже ведёте записи, и пишет новую запись туда же. Поэтому время он путает тогда, когда само расписание неточное или живёт в двух местах сразу.

Этот текст про приём тех, кто уже написал вам: в мессенджер, на сайт или в Авито. Привлечение новых клиентов — отдельная задача, бот её не решает.

Пока бот не подключён к расписанию, он умеет только собрать пожелания клиента и передать их администратору. Это экономит время на переписке, но двойные записи не убирает.

Бот записи не ведёт своё расписание. Он читает и пишет в то, где вы уже его храните.

Откуда берутся двойные записи и как понять, что причина в разных расписаниях

Двойная запись возникает, когда два человека получили подтверждение на одно время, потому что каждому окно показали из своего списка. Чаще всего списков два: переписка и основное расписание. Но у такой ошибки бывают и другие причины, и совет «подключите бота» подходит не при каждой из них.

Представьте типичную картину. После выходных администратор студии находит двух клиентов на четверг в 15:00. Первую подтвердили в мессенджере, вторую записали по телефону, а в расписании занято одно окно. Пока выясняется, чья запись первая, оба клиента ждут, и кому-то придётся звонить с извинениями.

Если записи приходят из нескольких мест, помогает одно: чтобы клиент выбирал только из свободных окон единого расписания. Для этого можно связать запись в чате с вашим расписанием. Но если исходное расписание неточное, бот ошибки не исключит. Сначала нужно понять, какая из четырёх причин ваша.

Четыре причины двойной записи

• Раздельные списки. Администратор перед каждым ответом сверяет окна глазами, а мастер ведёт личный календарь отдельно от основного расписания.
• Сбой синхронизации. Интеграция подключена, но запись есть в одной системе и не появилась в другой.
• Ручной перенос. Мастер сдвинул визит в одной системе, а во второй старое время осталось занятым или, наоборот, освободилось.
• Неверная длительность услуги. В справочнике стоит 40 минут вместо часа, и следующий клиент попадает на время, которое ещё занято.

Проверить это можно за вечер: выпишите записи за две недели из переписки и сравните с расписанием. Если чаще всего «в переписке есть, в расписании нет», причина в раздельных списках. Если записи есть везде, но накладываются друг на друга, смотрите длительность услуг.

Мнение. Если двойная запись случается раз в квартал, а чатов немного, начните с порядка в справочнике услуг и личных календарях мастеров. Бот понадобится позже, когда вручную сверять станет некогда.

Бот и YClients: что передаётся, в какую сторону и как не получить дубль

Источник правды один — YClients. Бот читает оттуда услуги, мастеров и свободное время, а записывает новую запись и контакт клиента. Окна у себя он не хранит, поэтому спорить с расписанием ему не с чем. В документации API YClients для этого есть отдельные методы: списки услуг, сотрудников и сеансов, доступных для бронирования, создание записи и её перенос. Подключение к API идёт через ключ партнёра, а условия для вашего аккаунта и состав обмена уточните у YClients до запуска.

Факт. В документации API YClients свободное время сотрудника описано как интервалы, на которые к нему можно записаться. Перенос записи на другое время там тоже есть отдельным методом.

Что бот читает из YClients

Услуги, мастеров и свободное время. Из этого он собирает варианты для клиента: к кому, на что и когда. Если мастер перенёс визит прямо в YClients, менять что-то в боте не нужно: окна он берёт из расписания, а не хранит у себя.

Что бот записывает в YClients

Новую запись и контакт клиента. Метод переноса в API YClients есть, но принимает ли бот перенос и отмену, зависит от того, как сделана ваша интеграция. Если не принимает, он передаёт такие случаи администратору.

Что остаётся ручным

Нестандартные услуги, сложные переносы и споры о времени разбирает администратор. Если вам нужна только кнопка записи на сайте, хватит готовой формы онлайн-записи YClients. Отдельный бот нужен, когда клиенты пишут в мессенджер и ждут разговора, а не формы.

Если расписание ведётся в календаре: Google, Яндекс или CalDAV

Календарь работает как расписание, если в нём есть рабочий календарь мастера с событиями записей. Бот видит события как занятые окна, предлагает клиенту только свободное и создаёт новое событие. Как именно календарь отдаёт события и насколько быстро изменения доходят до бота, зависит от календаря и способа подключения.

У Google Календаря для этого есть запрос занятости: он возвращает промежутки, когда календарь занят, а новое событие создаётся отдельным методом. Яндекс Календарь синхронизируется со сторонними программами по протоколу CalDAV: изменения, внесённые в них, передаются в Яндекс Календарь. Через этот же протокол к календарю подключается и бот.

Как бот видит занятое время

Каждое событие в рабочем календаре для бота — занятое окно. Свободным он считает время внутри рабочих часов, где событий нет. Если переносите визит вручную, делайте это в том календаре, откуда читает бот, иначе новое время останется для него свободным.

Типовые ошибки расписания

• В общий календарь попали личные дела мастера, и бот закрывает под них рабочие окна.
• У календаря и у клиента разные часовые пояса, и время сдвигается. Например, запрос занятости Google Календаря без указанного часового пояса отвечает по UTC.
• Два календаря пересекаются, но бот читает только один из них.
• У услуги не указана длительность, и бот не знает, сколько времени занимает запись.

Календаря достаточно, когда мастеров немного и услуги простые. Когда нужны услуги с разной длительностью, несколько мастеров и учёт клиентов, удобнее система записи вроде YClients.

Как выглядит диалог записи: от выбора услуги до подтверждения

Диалог записи идёт по шести шагам: услуга, мастер, дата, время, контакт, подтверждение. На каждом бот берёт данные из расписания, а не придумывает. Если что-то пошло не так, он предлагает ближайшее свободное время или передаёт разговор администратору.

1. Клиент называет услугу.
2. Выбирает мастера или соглашается на любого свободного.
3. Называет удобную дату.
4. Получает варианты времени из расписания.
5. Оставляет имя и контакт.
6. Получает подтверждение.

Что видит клиент

Так выглядит запись вручную. Клиент: «Хочу записаться на стрижку». Администратор: «Здравствуйте! Когда вам удобно?» Клиент: «В четверг». Администратор: «Во сколько?» Пока идёт такая переписка, нужное окно успевает занять другой клиент.

Так выглядит запись с ботом. Клиент: «Хочу записаться на стрижку». Бот: «На четверг свободно в 12:00, 16:30 и 18:00. Какое время вам подходит?» Клиент: «16:30». Бот: «Записал вас на четверг, 16:30. Как вас зовут и на какой номер вам можно позвонить, если что-то изменится?»

Как запись пациентов в клинике ведёт ИИ-консультант на платформе B24U, показывает ролик клиента B24U.

Что делает бот, когда что-то пошло не так

Если выбранное окно уже занято, бот предлагает ближайшие свободные и не спорит с клиентом. Отмену и перенос он принимает, когда интеграция это позволяет, а в остальных случаях передаёт человеку. Вопросы вне сценария, например «сколько стоит» или «есть ли парковка», он закрывает по сведениям о бизнесе, которые вы ему дали. Если ответа нет, он зовёт администратора; как строить такие ветки, разобрано в статье про то, что делать, когда бот не понимает вопрос.

Клиента, который не готов оставить телефон, сначала консультируют по выбору услуги, а контакт просят после этого. Давление на этом шаге мешает разобраться и довериться.

Где принимать запись: сайт, Telegram, Авито

Выбирайте канал по тому, где клиенты уже пишут вам, а не по моде. Расписание при этом остаётся одно на все каналы: иначе двойная запись вернётся через другую дверь. Бот на сайте, в Telegram и в Авито должен читать одни и те же окна и писать в одно место.

Если ваши клиенты привыкли к мессенджеру, можно принимать запись в Telegram. У Telegram есть ограничение: бот не может начать разговор первым, сначала человек пишет ему сам или добавляет его в группу. Поэтому сообщение об изменении записи в Telegram получит только тот, кто уже переписывался с ботом, а для остальных оставьте телефон.

На сайте запись начинается с кнопки или окна чата, в Авито — с вопроса по объявлению. Возможности других мессенджеров смотрите в их документации.

Часть клиентов вообще не пользуется мессенджерами. Оставьте для них телефон и форму на сайте, а записи с них вносите в то же расписание.

Когда бот записи не нужен и что останется сотрудникам

Бот не нужен, если записей единицы в неделю, запись идёт только по звонку или время подбирается индивидуально после анкеты. В таких случаях настройка займёт больше времени, чем сэкономит бот.

Когда лучше обойтись без бота

Малый поток записей легче вести вручную: подтверждение занимает минуты. Если каждая запись требует расчёта или консультации специалиста, бот только соберёт данные и передаст их, а подбор времени всё равно останется за человеком.

Что останется делать людям

Администратор проверяет ответы бота в первые недели, обновляет услуги и цены и разбирает случаи, которые бот передал. Решения по спорным ситуациям принимает человек. Какие вопросы можно отдать боту, а какие лучше оставить менеджеру, разобрано в статье про автоматизацию ответов клиентам.

Бот снимает с администратора подбор времени, но не снимает проверку ответов и сложные случаи.

Правила отмены и предоплаты

Условия предоплаты и отмены пропишите заранее и покажите клиенту до подтверждения записи. Тогда споров о них будет меньше.

Как запустить и проверить: чек-лист на первую неделю

Запускайте бота после того, как расписание в порядке: услуги с длительностью, мастера и рабочие часы заполнены, источник один. Затем проверьте работу на себе и на своих записях. Если запись из диалога появилась в расписании, двойных записей нет, а администратор разбирает только нестандартное, запуск удался.

1. Проверьте справочник услуг: названия, длительности, цены.
2. Убедитесь, что мастера и рабочие часы совпадают с реальностью.
3. Выберите один источник расписания: YClients или рабочий календарь.
4. Сделайте тестовую запись на себя, перенесите её и отмените, сверяя расписание после каждого шага.
5. Создайте две записи на одно время с разных устройств и посмотрите, что получилось.
6. В первые дни просматривайте диалоги, где бот передал вопрос человеку, и правьте ответы.
7. Раз в неделю сверяйте записи из диалогов с расписанием.

Заявки и записи считайте только там, где настроен учёт: показы в поиске и открытые чаты записями не считаются.

Следующий шаг — выяснить, где сейчас хранится ваше расписание и отдаёт ли оно данные через API. После этого узнайте, как подключить бота к вашей системе записи или календарю, и сверьте условия с документацией YClients или вашего календаря.

Частые вопросы

Можно ли подключить бота, если расписание ведётся в обычном календаре, а не в YClients?

Да, если календарь отдаёт занятые окна и принимает новые события. Заведите отдельный рабочий календарь только для записей, чтобы личные дела не закрывали окна.

Сколько времени займёт запуск?

Срок зависит от того, насколько аккуратно заполнен справочник услуг, какая у вас система записи и сколько каналов вы подключаете. Назвать число без знания вашего расписания нельзя, поэтому начните с проверки справочника: она занимает основную часть подготовки.

Что подготовить до подключения бота?

Нужны доступ администратора к YClients или календарю, список услуг с длительностью и ценой, список мастеров с рабочими часами и сведения для ответов: адрес, правила отмены, частые вопросы. Заранее решите, кто из сотрудников получает обращения, которые бот передаёт человеку.

Что делать, если клиент записался по телефону, а бот об этом не знает?

Вносите такую запись сразу в то же расписание, которое читает бот. Если записать в блокнот или личный календарь, окно останется для бота свободным, и двойная запись вернётся.